Wat is SES Hospedajes en wie moet zich registreren

Wat SES Hospedajes is

Elke verhuurder in Spanje is verplicht zijn gasten binnen 24 uur na check-in te registreren bij de nationale veiligheidsautoriteiten. Het systeem hiervoor heet SES Hospedajes en wordt beheerd door de Secretaría de Estado de Seguridad. De verplichting vloeit voort uit Real Decreto 933/2021, dat op 2 januari 2023 in werking trad, en geldt uniform in alle autonome gemeenschappen van Spanje. Het verving de vorige papieren en gefragmenteerde regionale registratiesystemen.

Wie het moet gebruiken

De verplichting geldt voor alle accommodatieverstrekkers die reizigers ontvangen in Spanje: hotels, hostels, plattelandsaccommodaties en kortetermijnverhuurders. Er zijn geen uitzonderingen op basis van de grootte van jouw woning, het aantal geboekte nachten of het platform waarop gasten boeken.

Als je een woning in Spanje verhuurt en gasten overnachten, moet je die gasten registreren via SES Hospedajes.

Welke gegevens je moet registreren

Voor elke gast van 14 jaar en ouder moet je indienen:

• Volledige naam en achternaam
• Geboortedatum en -plaats
• Nationaliteit
• Documenttype en -nummer
• Afgiftedatum van het document
• Vervaldatum van het document
• Volledig adres van de accommodatie

Voor elke boeking moet je ook indienen:

• Aankomstdatum
• Vertrekdatum
• Aantal gasten
• Betaalde prijs per nacht

De afgiftedatum en vervaldatum van het document zijn de velden die de meeste verhuurders verrassen. Voor het verzamelen hiervan is een fysieke documentcontrole bij check-in of een digitaal verificatieproces vóór aankomst nodig.

Wanneer je moet registreren

Indieningen moeten binnen 24 uur na aankomst van de gast worden gedaan. Het venster van 24 uur gaat in op het moment van check-in.

Wat er gebeurt als je niet naleeft

Real Decreto 933/2021 stelt boetes vast voor niet-naleving. Kleine overtredingen, zoals onvolledige indieningen, brengen boetes mee tot €600. Ernstige overtredingen, waaronder het helemaal niet indienen, kunnen resulteren in boetes tot €30.000.

Handhaving wordt uitgevoerd door de Guardia Civil en lokale politieautoriteiten. De Spaanse overheid heeft de inspectieactiviteiten verhoogd sinds het systeem live ging.

SES Hospedajes en toeristenbelasting zijn gescheiden

Veel verhuurders gaan ervan uit dat als hun stad geen toeristenbelasting heeft, ze geen nalevingsverplichtingen hebben. Dat klopt niet. SES Hospedajes geldt ongeacht toeristenbelasting. Een verhuurder in Madrid, waar geen toeristenbelasting is, moet nog steeds elke gast registreren via SES Hospedajes. Een verhuurder in Barcelona moet beide doen.

De twee systemen hebben niets met elkaar te maken. Het ene is een maatregel voor openbare veiligheid. Het andere is fiscaal.

Hoe Trippz SES Hospedajes automatiseert

Trippz integreert met SES Hospedajes via jouw geregistreerde SES-Hospedajes account. Wanneer een nieuwe boeking binnenkomt, verzamelt Trippz de vereiste gast- en boekingsgegevens en dient ze automatisch in bij het systeem, binnen het venster van 24 uur.

Je hoeft deadlines niet meer elke dag in de gaten te houden. Jij logt niet in op het SES Hospedajes-portaal. Jij jaagt geen gasten achterna voor documentgegevens op het laatste moment. Trippz regelt de gegevensverzameling en het indieningsproces voor elke boeking.

Zie hoe Trippz verbinding maakt met SES Hospedajes