Cos'è SES Hospedajes e chi è obbligato a registrarsi

Cos'è SES Hospedajes

Ogni host in Spagna è obbligato a registrare i propri ospiti presso le autorità nazionali di sicurezza entro 24 ore dal check-in. Il sistema per farlo si chiama SES Hospedajes ed è gestito dalla Secretaría de Estado de Seguridad. L'obbligo deriva dal Real Decreto 933/2021, entrato in vigore il 2 gennaio 2023, e si applica in modo uniforme in tutte le comunità autonome della Spagna. Ha sostituito i precedenti sistemi regionali di registrazione, frammentati e in gran parte cartacei.

Chi è obbligato a usarlo

L'obbligo si applica a tutti i fornitori di alloggio che accolgono viaggiatori in Spagna: hotel, ostelli, strutture rurali e host di affitti brevi. Non esistono esenzioni basate sulle dimensioni della struttura, sul numero di notti prenotate o sulla piattaforma tramite cui gli ospiti prenotano.

Se affittate una struttura in Spagna e gli ospiti vi pernottano, siete tenuti a registrarli tramite SES Hospedajes.

Quali dati dovete trasmettere

Per ogni ospite di 14 anni e oltre dovete trasmettere:

• Nome e cognome completi
• Data e luogo di nascita
• Nazionalità
• Tipo di documento e numero di documento
• Data di rilascio del documento
• Data di scadenza del documento
• Indirizzo completo dell'alloggio

Per ogni prenotazione dovete anche trasmettere:

• Data di arrivo
• Data di partenza
• Numero di ospiti
• Prezzo pagato per notte

La data di rilascio e la data di scadenza del documento sono i campi che colgono di sorpresa la maggior parte degli host. Per raccoglierli è necessario un controllo fisico del documento al check-in oppure un processo di verifica digitale pre-arrivo.

Entro quando dovete trasmettere

Le comunicazioni devono essere effettuate entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite. La finestra di 24 ore decorre dal momento del check-in.

Cosa succede in caso di inadempienza

Il Real Decreto 933/2021 stabilisce sanzioni per la non conformità. Le infrazioni minori, come le comunicazioni incomplete, comportano sanzioni fino a €600. Le infrazioni gravi, inclusa la mancata comunicazione, possono comportare sanzioni fino a €30.000.

L'applicazione è affidata alla Guardia Civil e alle autorità di polizia locali. Il governo spagnolo ha intensificato l'attività ispettiva da quando il sistema è entrato in vigore.

SES Hospedajes e tassa di soggiorno sono due cose separate

Molti host presumono che, se la loro città non ha una tassa di soggiorno, non abbiano obblighi di conformità. Non è così. SES Hospedajes si applica indipendentemente dalla tassa di soggiorno. Un host a Madrid, dove non c'è tassa di soggiorno, deve comunque registrare ogni ospite tramite SES Hospedajes. Un host a Barcellona deve fare entrambe le cose.

I due sistemi non hanno nulla a che fare l'uno con l'altro. Uno è una misura di sicurezza pubblica. L'altro è di natura fiscale.

Come Trippz automatizza SES Hospedajes

Trippz si collega a SES Hospedajes usando le vostre credenziali di fornitore registrato. Quando arriva una nuova prenotazione, Trippz raccoglie i dati richiesti sull'ospite e sulla prenotazione e li trasmette automaticamente al sistema entro la finestra di 24 ore.

Non gestite scadenze. Non accedete al portale SES Hospedajes. Non rincorrete gli ospiti per ottenere i dettagli del documento all'ultimo momento. Trippz gestisce la raccolta dei dati e il processo di comunicazione per ogni prenotazione.

Scoprite come Trippz si collega a SES Hospedajes