Gastenregistratie in Duitsland: wat is er veranderd in 2025

Wat is er veranderd op 1 januari 2025

Sinds 1 januari 2025 hoeven Hosts in Duitsland geen Meldeschein meer van Duitse gasten te vragen. Het Viertes Buerokratieentlastungsgesetz (BEG IV) is op 18 oktober 2024 door de Bundesrat aangenomen. Het Bundesmeldegesetz is hiermee aangepast. De verplichting voor Duitse staatsburgers in accommodaties is komen te vervallen. De vrijstelling geldt alleen voor hen. Buitenlandse gasten blijven onder de volledige Meldeschein-plicht vallen. Precies zoals voorheen.

Wat de Meldeschein was

Duitsland eiste tientallen jaren lang een ondertekend registratieformulier van elke gast bij het inchecken. Het formulier heette de Meldeschein. Hierop stonden de persoonlijke gegevens van de gast. Hosts bewaarden dit voor controles. De plicht kwam voort uit het Bundesmeldegesetz. Dit is de federale registratiewet van Duitsland. De regel gold voor hotels, pensions en Hosts van korte verblijven. Zonder uitzondering voor elke overnachting.

Wat Hosts nog moeten doen voor buitenlandse gasten

Voor elke buitenlandse gast vraag je bij het inchecken nog steeds een ingevulde en handgetekende Meldeschein. De gast moet ook een geldig identiteitsbewijs tonen. Bijvoorbeeld een erkend paspoort of paspoortvervanger.

Op het formulier staan deze gegevens: volledige naam, geboortedatum, nationaliteit, thuisadres, aankomstdatum en verwachte vertrekdatum.

Je bewaart ingevulde Meldescheinen 12 maanden. Daarna vernietig of verwijder je ze binnen 3 maanden. Op verzoek leg je de formulieren voor aan de politie, openbaar ministerie, rechterlijke macht en douaneonderzoek.

Een nuance voor gemeenten met toeristenbelasting

In kuuroorden en badplaatsen die toeristenbelasting heffen (vaak Kurtaxe genoemd) ligt het iets anders. De Meldeschein voor Duitse gasten is op federaal niveau afgeschaft. Gemeenten die toeristenbelasting heffen mogen nog steeds gastgegevens eisen. Dit geldt voor alle gasten, ook Duitse staatsburgers. Ze hebben de gegevens nodig om de belasting te berekenen en te innen.

Deze gegevensverzameling valt niet meer onder het Bundesmeldegesetz. Het wordt geregeld door lokale Kommunalabgabengesetz-regels. Hosts in gemeenten met toeristenbelasting moeten controleren of hun lokale Gaestebeitragssatzung is bijgewerkt. Veel gemeenten passten hun regels nog aan tot begin 2025.

Hoe je weet welke gasten een Meldeschein nodig hebben

In de praktijk weet een Host met een boeking via Airbnb of Booking.com niet altijd vooraf de nationaliteit van de gast. De eenvoudigste aanpak is een standaard incheckproces. Je vraagt de Meldeschein en een document aan alle gasten die geen Duitse staatsburger zijn. Dit bevestig je bij aankomst.

Sommige Hosts gebruiken documentverificatie voor aankomst. Zo verzamel je de gegevens voor het inchecken. Dit voorkomt oponthoud aan de deur. Je verzamelt de gegevens ook als de Host er niet is voor een self-check-in.

Verschillen per deelstaat

De wijziging in het Bundesmeldegesetz is federaal en duidelijk. Sommige deelstaten hanteren extra rapportageplichten voor accommodatiestatistieken. Deze staan los van de Meldeschein. Ze vallen onder het Beherbergungsstatistikgesetz en zijn niet veranderd. Accommodatieaanbieders met tien of meer bedden moeten nog steeds maandstatistieken melden. Dit doe je bij de betreffende deelstaatautoriteit.

Hosts met panden in meerdere deelstaten controleren de specifieke eisen per locatie.

Wat dit betekent voor de toeristenbelasting

De registratiewijziging van 2025 heeft geen invloed op de toeristenbelasting zelf. Heft jouw gemeente toeristenbelasting? Dan geldt de plicht om deze van gasten te innen en aan de gemeente af te dragen nog steeds. Duitse gasten betalen de toeristenbelasting waar van toepassing.

Hoe Trippz Duitse gastenregistratie afhandelt

Trippz beheert het proces voor het verzamelen van gastgegevens bij elke boeking. Bij bevestiging van een reservering bepaalt Trippz de nationaliteit van de gast. Trippz past de juiste registratie-eis toe. Buitenlandse gasten doorlopen de volledige gegevensverzameling. Duitse staatsburgers krijgen een vereenvoudigd traject. Hier staan de Meldeschein-velden niet in.

Zodra de AVS-registratieintegratie van Duitsland live gaat, koppelt Trippz direct aan het systeem. Je hoeft dan geen gegevens meer handmatig te verwerken of formulieren op te slaan. Hosts kunnen nu al aansluiten voor automatisering en inning van de toeristenbelasting. De registratieintegratie volgt zodra deze beschikbaar is.

Regel de compliance-eisen voor Duitsland op één plek