Enregistrement des clients en Allemagne : ce qui a changé en 2025

Ce qui a changé le 1er janvier 2025

Depuis le 1er janvier 2025, les hôtes allemands n'ont plus à collecter de formulaire Meldeschein auprès de leurs clients allemands. Le Viertes Buerokratieentlastungsgesetz (BEG IV), adopté par le Bundesrat le 18 octobre 2024, a modifié le Bundesmeldegesetz pour supprimer cette obligation pour les nationaux allemands hébergés. Cette exemption ne concerne que les nationaux allemands. Les clients étrangers restent soumis à l'obligation complète du Meldeschein, comme avant.

Qu'était le Meldeschein

Pendant des décennies, l'Allemagne obligeait les prestataires d'hébergement à collecter un formulaire d'enregistrement signé auprès de chaque client à l'arrivée. Ce formulaire, appelé Meldeschein, contenait les données personnelles du client. L'hôte le conservait pour contrôle. Cette obligation découlait du Bundesmeldegesetz, la loi fédérale sur l'enregistrement. Elle s'appliquait aux hôtels, aux pensions et aux hôtes de location courte durée. Elle concernait chaque client de passage, sans exception.

Ce que les hôtes doivent encore faire pour les clients étrangers

Pour chaque client étranger, vous devez toujours collecter un Meldeschein rempli et signé à la main à l'arrivée. Le client doit également présenter un document d'identité valide. Il peut s'agir d'un passeport reconnu ou d'un titre de voyage équivalent.

Les données requises sur le formulaire sont les suivantes : nom complet, date de naissance, nationalité, adresse domiciliaire, date d'arrivée et date prévue de départ.

Vous devez conserver les Meldescheine remplis pendant 12 mois. Ensuite, vous devez les détruire ou les supprimer dans un délai de 3 mois. Vous devez les communiquer sur demande aux autorités policières, aux procureurs, aux tribunaux et aux services d'enquête douanière.

Une nuance pour les municipalités avec taxe de séjour

La situation est légèrement différente dans les stations thermales et les villes touristiques qui appliquent la taxe de séjour. On l'appelle souvent Kurtaxe dans ces municipalités. Le Meldeschein pour les clients allemands a été supprimé au niveau fédéral. Les municipalités qui perçoivent la taxe de séjour peuvent toutefois demander les données des clients. Cela concerne tous les clients, y compris les nationaux allemands. L'objectif reste le calcul et la perception de la taxe.

Cette collecte de données n'est plus régie par le Bundesmeldegesetz. Elle relève désormais des règles locales du Kommunalabgabengesetz. Les hôtes situés dans une municipalité avec taxe de séjour doivent vérifier leur Gaestebeitragssatzung locale. Il faut s'assurer qu'elle a été mise à jour pour intégrer ce nouveau cadre. De nombreuses municipalités finalisaient encore ces mises à jour au début de 2025.

Comment identifier les clients soumis au Meldeschein

En pratique, un hôte qui reçoit une réservation via Airbnb ou Booking.com ne connaît pas toujours la nationalité du client avant son arrivée. La méthode la plus simple consiste en un processus d'arrivée standard. Vous demandez le Meldeschein et un document à tous les clients qui ne sont pas de nationalité allemande. Vous confirmez cela à l'arrivée.

Certains hôtes utilisent une vérification des documents avant l'arrivée. Cela permet de collecter les informations avant l'enregistrement. Vous évitez ainsi les frictions à l'entrée. Les données sont collectées même si vous n'êtes pas présent pour un auto-accès.

Les variations au niveau des Länder

La modification du Bundesmeldegesetz est fédérale et claire. Certains Länder maintiennent toutefois des obligations de déclaration supplémentaires. Elles concernent les statistiques d'hébergement et sont distinctes du Meldeschein. Ces règles relèvent du Beherbergungsstatistikgesetz. Elles n'ont pas changé. Les prestataires disposant de dix lits ou plus doivent toujours transmettre des statistiques mensuelles à l'autorité compétente.

Les hôtes disposant de biens dans plusieurs Länder doivent vérifier les exigences spécifiques de chaque lieu.

Les implications pour la taxe de séjour

La réforme de l'enregistrement de 2025 n'affecte pas la taxe de séjour. Votre municipalité perçoit la taxe de séjour. L'obligation de la collecter auprès des clients et de la reverser à l'autorité locale reste inchangée. Les clients allemands continuent de payer la taxe de séjour le cas échéant.

Comment Trippz gère l'enregistrement des clients en Allemagne

Trippz gère la collecte des données clients pour chaque réservation. La réservation est confirmée. Trippz identifie la nationalité du client et applique la bonne obligation d'enregistrement. Les clients étrangers suivent le processus complet de collecte. Les nationaux allemands sont redirigés vers un processus simplifié. Il ne comprend pas les champs du Meldeschein.

L'intégration de l'enregistrement AVS en Allemagne arrive. Trippz se connectera directement au système. Vous n'aurez plus besoin de gérer manuellement les données ou de stocker des formulaires. Les hôtes peuvent se connecter dès maintenant pour l'automatisation et la collecte de la taxe de séjour. L'intégration de l'enregistrement s'ajoutera dès qu'elle sera disponible.

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