Beenden Sie die manuelle Meldung jeden Gast an SEF

Trippz sammelt Gästedaten und übermittelt sie automatisch an SIBA. Sie erfüllen so die portugiesischen gesetzlichen Vorgaben im Hintergrund.

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Was sind SIBA und SEF?

SIBA, das Sistema de Informação de Boletins de Alojamento, ist das System, das Portugal für die Registrierung ausländischer Gäste durch Unterkunftseigentümer und -verwalter nutzt. Es wird vom Serviço de Estrangeiros e Fronteiras verwaltet. Nach Artikel 15 des Gesetzes 23/2007 müssen Anbieter die Anwesenheit ausländischer Gäste innerhalb von drei Werktagen nach Ankunft melden.

Warum die Gästeregistrierung in Portugal so viel Zeit kostet

Die Gästeregistrierung bei SEF ist Pflicht. Der Prozess wurde jedoch nie für Anbieter entwickelt, die mehrere Buchungen gleichzeitig verwalten.

• 

  Gästedaten bei jedem Aufenthalt neu eingeben

  Bei jeder Ankunft loggen Sie sich in SIBA ein. Sie tippen Namen, Dokumentnummern und Daten erneut von Hand ein.

• 

  Mehrere Fristen laufen gleichzeitig

  Jede Buchung hat ihre eigene Frist von drei Werktagen. Bei mehreren Ankünften pro Woche ist die individuelle Verfolgung leicht zu übersehen.

• 

  Getrennte Prozesse für dieselben Gäste

  Einige portugiesische Gemeinden erheben zudem eine Touristensteuer. Sie verwalten SEF-Meldungen und Steuererhebung als zwei unabhängige Aufgaben. Das betrifft dieselben Gäste.

Wie Trippz die SEF-Meldung mühelos macht

• Gäste geben ihre Daten einmalig ein

  Gäste füllen ihre Daten einmalig online aus. Trippz nutzt sie erneut. Sie müssen keine Angaben pro Aufenthalt mehr neu eingeben.

• Meldungsberichte werden automatisch fristgerecht übermittelt

  Pro Buchung bereitet Trippz den Meldungsbericht vor. Er wird automatisch innerhalb der Frist von drei Werktagen an SIBA übermittelt.

• Eine Übersicht statt Tabellenkalkulationen

  Trippz hält Buchungen, Registrierungen und Kurtaxe-Daten an einem Ort zusammen.

Automatisieren Sie Ihre Gästeregistrierung

Wie die Integration mit SEF funktioniert

• Schritt 1

  Ihre Buchungen landen in Trippz

  Sie fügen Ihre Unterkunft zu Trippz hinzu. Ihre Buchungen werden über ein PMS angebunden oder manuell eingegeben. Trippz weiß nun, wer wann anreist. Sie verknüpfen Ihre SEF-Zugangsdaten einmalig. Trippz kann daraufhin Meldungsberichte in Ihrem Namen übermitteln.

  
• Schritt 2

  Gäste erhalten automatisch Ihre Nachrichten und füllen ihre Daten aus

  Trippz sendet automatisierte Nachrichten vor der Ankunft und am Check-in-Tag. Sie können den Text bearbeiten. Gäste füllen die erforderlichen Angaben einmalig über ein sicheres Online-Formular aus.

  
• Schritt 3

  Trippz übermittelt den Meldungsbericht an SIBA

  Pro Aufenthalt formatiert Trippz die Gästedaten. Der Unterkunfts-Meldungsbericht wird innerhalb der gesetzlichen Frist an SIBA übermittelt. Dies geschieht mit Ihren Zugangsdaten.

  
• Schritt 4

  Sie behalten den Überblick an einem Ort und können sich auf Ihre Gäste konzentrieren

  In Trippz sehen Sie, welche Buchungen registriert wurden. Sie erkennen, wann Daten gesendet wurden und was Aufmerksamkeit benötigt. Wenn Ihre Gemeinde eine Touristensteuer erhebt, nutzt das System dieselben Daten zur Berechnung und Einziehung. Die Compliance läuft im Hintergrund ab. Sie konzentrieren sich auf Ihre Gäste.

  

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Mehr als nur SEF und SIBA

• Automatisierte Kurtaxe-Erhebung

  Mehrere portugiesische Gemeinden erheben eine Touristensteuer. Dazu gehören Lissabon, Porto und Sintra. Trippz kennt die Regeln für Ihren Zuständigkeitsbereich. Sie wählen den Standort Ihrer Unterkunft aus. Trippz wendet den korrekten Satz und die Freibeträge auf jede Buchung an. Dieselben Buchungen und Gästedaten, die die SEF-Meldung speisen, dienen der Berechnung der einzuziehenden Steuer.

Einfache Preise für Gastgeber

Trippz für Gastgeber ist im Kern kostenlos. Dazu gehören Gästeregistrierung und Kurtaxe-Berechnung. Sie zahlen nur für die zusätzlichen Dienste, die Sie aktivieren.

• SEF- und SIBA-Anbindung

  Für jeden aktivierten Dienst zahlen Sie 4,00 € pro Unterkunft pro Monat. Dies vereinfacht Ihre Übermittlungen an SEF.

• Automatisierte Kurtaxe-Erhebung

  Die automatisierte Kurtaxe-Erhebung kostet ebenfalls 4,00 € pro Unterkunft pro Monat. Trippz nutzt lokale Regeln zur Berechnung und Einziehung bei den Gästen. Sie sparen Zeit und vermeiden Fehler.

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Sicherheit und Datenschutz für Ihre Gästedaten

• Sichere Verarbeitung von Gästedaten

  Gäste- und Buchungsdaten werden in Trippz über verschlüsselte Verbindungen und sichere Speicherlösungen gespeichert. Trippz ist nach SOC 1 Type 2 und SOC 2 Type 2 zertifiziert. Nur die für SEF-Meldungen und Touristensteuer erforderlichen Daten werden an externe Systeme gesendet. Sie sehen jederzeit, was gesendet wurde und wann.

• EU-Hosting und DSGVO-Konformität

  Trippz hat seinen Sitz in den Niederlanden. Die Systeme laufen auf EU-Cloud-Servern. Gespeicherte Daten verbleiben somit innerhalb der EU. Wir arbeiten nach den Anforderungen der DSGVO. Gästedaten werden nach europäischen Datenschutzregeln verarbeitet.

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Häufig gestellte Fragen zu SEF und SIBA

• Ist Trippz dasselbe wie SEF?

  Nein. SEF ist die portugiesische Regierungsbehörde für Einwanderung und Grenzen. SIBA ist das von ihr betriebene System für Unterkunfts-Meldungsberichte. Trippz ist eine private Software, die Ihre Meldungsberichte für Sie vorbereitet und an SIBA übermittelt. Ihre gesetzliche Pflicht zur Gästeregistrierung bleibt gleich. Der Aufwand dafür sinkt.

  
  

• Benötigen Sie weiterhin ein eigenes SEF-Konto und eigene Zugangsdaten?

  Ja. Sie beantragen und verwalten Ihr SEF-Konto wie gewohnt über die Behörde. In Trippz geben Sie diese Zugangsdaten einmalig ein. So können Meldungsberichte automatisch im vom System erwarteten Format übermittelt werden.

• Was ist die Frist für die Gästemeldung in Portugal?

  Nach portugiesischem Recht müssen Unterkunftseigentümer und -verwalter ausländische Gäste innerhalb von drei Werktagen nach Ankunft melden. Trippz übermittelt dies automatisch und innerhalb dieser Frist für jede Buchung.

• Wie viel kostet Trippz für SEF-Meldungen und Kurtaxe?

  Trippz für Gastgeber ist grundlegend kostenlos. Sie zahlen nur für zusätzliche Dienste. Die SEF- und SIBA-Anbindung kostet 4,00 € pro Unterkunft pro Monat. Die automatisierte Kurtaxe-Erhebung kostet ebenfalls 4,00 € pro Unterkunft pro Monat. Für gewerbliche Anbieter mit mehreren Unterkünften bieten wir gestaffelte Preise an. Diese finden Sie auf unserer Trippz für Gastgeber-Seite.

• Unterstützt Trippz auch bei der Kurtaxe?

  Ja. Mehrere portugiesische Gemeinden erheben eine Touristensteuer. Trippz kennt die Regeln für Ihren Zuständigkeitsbereich. Das System nutzt Ihre Buchungen und Gästedaten, um die Steuer pro Aufenthalt zu berechnen. Wenn Sie die automatisierte Erhebung aktivieren, sammelt Trippz die Kurtaxe auch direkt von den Gästen ein. Der Monatstarif beträgt 4,00 € pro Unterkunft.

• Darf Trippz für SEF- und SIBA-Übermittlungen genutzt werden?

  Ja. Trippz nutzt Ihre eigenen SEF-Zugangsdaten. Die erforderlichen Informationen werden im von SIBA erwarteten Format übermittelt. Sie bleiben für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben verantwortlich. Die manuelle Arbeit des Einloggens und Dateneingebens pro Aufenthalt übernimmt Trippz.

  
  

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